第十八條 因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)當(dāng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存，復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時(shí)將其檔案按所在班級(jí)重新歸入在校生檔案。 

第十九條 留級(jí)的學(xué)生檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處通知后，立即將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級(jí)并登入班級(jí)名冊(cè)，將原來所在班級(jí)的名字注銷并說明原因。 

第二十條 退學(xué)的學(xué)生檔案，按其有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管。 

第二十一條 學(xué)生在受刑事處分期間，其檔案由學(xué)校學(xué)生檔案管理部門保管，刑滿釋放或重新就業(yè)的，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)入其所在單位或居住地的人事部門保管。

第二十二條 學(xué)生出國(guó)不歸、失蹤、逃亡，其檔案仍由學(xué)校檔案館保管。

第五章 檔案保管與保護(hù)

第二十三條 根據(jù)安全保密和便于查找的原則，要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管。

學(xué)生檔案要有專門的庫(kù)房，要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施，上述安全設(shè)施應(yīng)定期檢查。

（二）要保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫度、濕度。

  （三）保管學(xué)生檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。 

第二十四條 學(xué)生檔案管理部門要不斷研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理。                         

 第六章 檔案利用 

第二十五條 因工作需要查閱和借閱學(xué)生檔案，必須遵守下列規(guī)定：

   （一）凡到檔案管理部門查閱學(xué)生檔案者，須持有關(guān)部門開具的介紹信，檔案管理部門要根據(jù)規(guī)定和需要提供利用服務(wù)。

   （二）學(xué)生檔案一般不外借，必須外借時(shí)，須說明正當(dāng)理由，并經(jīng)學(xué)校檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可出館。

   （三）查閱、借用學(xué)生檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料,若出現(xiàn)此類問題按有關(guān)規(guī)定處理。

   （四）學(xué)校檔案管理部門要為畢業(yè)生就業(yè)提供方便，畢業(yè)生就業(yè)部門需要查閱畢業(yè)生檔案的，經(jīng)學(xué)生畢業(yè)就業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后可以查閱。                      

第七章 檔案轉(zhuǎn)遞

第二十六條 學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將畢業(yè)生檔案寄送至畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證上的就業(yè)單位或生源地公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。