我們寫信的主要目的，是要同別人聯(lián)絡(luò)，或溝通感情，或磋商事務(wù)。在進行這種聯(lián)絡(luò)時，我們首先必須給人以一個良好的印象，因此要注意信的形式。第一，行段要整齊——無論手寫的信或用打字機打出的信，各行各段，都要保持端正統(tǒng)一，不能弄得歪歪斜斜，東歪西倒。信的各部分之間、正文的段與段之間都要有一定的間隔距離。排列要勻稱，格式要規(guī)范。第二，空白要充?！彩怯⑽臅?，上下四周的空白一定要留得相當充裕，以免人家看來覺得擠迫，上下空白要比左右空白大一點。信文比較短的，四周的空白就要留大一些。第三，書法要端正——如是手寫的書信，字體要力求端正，不可潦草，免得人家看不懂。信的內(nèi)容也應(yīng)像形式一樣完美，因此必須注意以下幾點：

第一，立足點。在動筆之前，首先必須明確寫給誰、寫什么問題。正式函件和私人信件具有不同的寫法；同是私人信件，由于寫信人和收信人關(guān)系不同，收信人的背景不一樣，寫法也不同。比如寫給教授的信和寫給普通家庭婦女的信，顯然是不同的。

第二，信文結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)在正式函件最通用的結(jié)構(gòu)是主題句——支持句——總結(jié)句的模式。信文要注意分段，每段開頭提出要解決或處理的問題，然后加以必要的說明或解釋。這有助于收信人全面、快速掌握信文的內(nèi)容。對于時間就是金錢，時間就是效率的大多數(shù)收信人來說，這無疑是至關(guān)重要的。

要特別注意寫好信文的開頭和結(jié)尾。開頭往往要說明寫信的宗旨，提及以前有關(guān)信件，表示為收信人的利益著想的客氣話。信的結(jié)尾寫法，依寫信的目的不同而定。如果要求收信人做什么事，在結(jié)尾往往重提寫信的目的。如果不要求對方做什么事，結(jié)尾只要用一句話，再次表示良好的祝愿就可以了?？蓞⒖辞懊娴睦洹?/p>

第三，清晰。一封信的內(nèi)容除了力求完整之外，還得力求清晰明了。這就是說，用語要明白、淺顯、通俗、嚴謹、簡潔，避免任何可能引起誤會的詞語。信文避免用被動語態(tài)的句子。

第四，熱情友好。無論寫信的目的是請求對方做什么或幫助對方解決問題，都要友好真誠相待，充分為他人設(shè)想，不純以自己為中心，切忌冷淡、生硬的態(tài)度。即使是不能幫助解決的問題，也要對收信人的利益表示關(guān)切，要說明原因，使人心服口服。

第五，排列格式。排列格式主要有兩種：齊頭式（Blocked Format）和縮進式（Indented Format）。

（1）縮進式主要指正文的每一自然段落開始時一般縮入五個英文字母；打完正文后，通常將結(jié)束語及簽名放在中間略偏右下方。如圖所示：

(2)左邊齊頭式，是將信中每一部分都從左邊頂格開始，每行對齊，成一垂直線。這一簡便快捷而又大方的格式不但便于打字，也便于收信人閱讀。此外，采用這一格式時，信中各個部分之間以及正文的段與段之間多用雙行距離，以求醒目。如圖所示：

第六，信紙的折疊

凡用大信封寄信，可把信紙平均折成三折，先從下面向內(nèi)折起，再由上面向下折好裝入信封。如用小號信封寄信，信紙則需先對折，然后從左右兩邊向內(nèi)按上述方法折成三折后裝入信封。

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