WBS的編制過程非常重要，因?yàn)樵陧?xiàng)目分解過程中，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員必須考慮該項(xiàng)目的所有方面。為了編制出一份良好的WBS，通常應(yīng)滿足如下基本要求：
· 任何一項(xiàng)特定的任務(wù)，都應(yīng)該只在WBS的一個(gè)地方出現(xiàn)，不能存在某項(xiàng)任務(wù)出現(xiàn)在WBS不同地方的情形。
· WBS中某一項(xiàng)的內(nèi)容，應(yīng)該是其下所有WBS子項(xiàng)的總和。
· 原則上，一個(gè)WBS項(xiàng)只能有一個(gè)責(zé)任人，即使可能有許多人一起工作，也只能由一個(gè)人負(fù)責(zé)，其他人只能是參與者。
· WBS的編制是為了指導(dǎo)實(shí)際的項(xiàng)目工作，因此必須與實(shí)際工作中的執(zhí)行方式一致，否則就失去了編制的意義。
· 在可能的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)與項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)一起編制WBS，從而確保WBS的一致性。
· WBS的各個(gè)分解項(xiàng)應(yīng)加以適當(dāng)?shù)卣f明，確保實(shí)際執(zhí)行人員準(zhǔn)確理解要做的工作，同時(shí)也確保其準(zhǔn)確理解不需要做的工作。
· WBS必須能正確反映項(xiàng)目范圍所涵蓋的全部工作，同時(shí)，在項(xiàng)目范圍發(fā)生變更時(shí)，又能靈活地進(jìn)行調(diào)整。
可以說，編制WBS的核心任務(wù)就是進(jìn)行工作分解，通過將目標(biāo)逐步細(xì)化分解，使得最底層的日常工作可直接分派到個(gè)人去完成，并且能夠?qū)?yīng)到具體的時(shí)間和資金投入，這也是項(xiàng)目的進(jìn)度安排和預(yù)算編制的基礎(chǔ)。那么，具體怎么編制WBS呢? 一般過程大致如下：
· 首先，應(yīng)獲得關(guān)于項(xiàng)目范圍的明確說明。必須牢記WBS包含了定義在項(xiàng)目范圍中的全部工作，任何沒有包含在WBS中的工作都應(yīng)視為在項(xiàng)目范圍之外。
· 召集項(xiàng)目相關(guān)人員，對項(xiàng)目范圍所涉及到的主要工作進(jìn)行討論，并確定工作分解的原則和方式。
· 分解項(xiàng)目工作，分解過程中應(yīng)盡可能利用已有的模板。
· 根據(jù)工作分解畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖，并進(jìn)一步優(yōu)化該層次結(jié)構(gòu)。較高層次的工作可以定義為子項(xiàng)目，而較低層次的結(jié)構(gòu)則可以根據(jù)實(shí)際情形細(xì)分為更小的、易于管理的任務(wù)。任務(wù)應(yīng)詳細(xì)到可以對其進(jìn)行成本估算、進(jìn)度安排、資源分配等。
· 驗(yàn)證上述分解的正確性。如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項(xiàng)沒有存在的必要，應(yīng)加以修改，避免增加不必要的復(fù)雜性。
· 隨著其他計(jì)劃活動(dòng)的進(jìn)行，可以不斷對WBS加以更新或修正，確保其涵蓋所有工作。
編制WBS時(shí)，非常重要的一點(diǎn)，就是確保WBS的格式在整個(gè)項(xiàng)目組合中的規(guī)范性。為什么這么說呢? 從管理的角度來看，這可以確保方便地獲取一個(gè)特定項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，并能建立一個(gè)包含項(xiàng)目數(shù)據(jù)的知識(shí)庫以供將來參考。
也正是因?yàn)檫@個(gè)原因，項(xiàng)目經(jīng)理必須明白，WBS的編制不是興之所至的產(chǎn)物，不遵照同一編碼結(jié)構(gòu)而編制的WBS，對項(xiàng)目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集是沒有任何意
義的。這也正是我們要在翻譯行業(yè)中引入MCAT編碼結(jié)構(gòu)的意義所在，只有所有的項(xiàng)目都使用“同一種規(guī)范”編制的WBS，才有可能使項(xiàng)目管理形成一種標(biāo)
準(zhǔn)化的運(yùn)作，從而能構(gòu)建出公司層面的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并最終形成具有實(shí)際參考意義的項(xiàng)目知識(shí)庫。
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