· 范圍信息：主要包括項目牽涉到的工作內(nèi)容。以翻譯項目公司的業(yè)務(wù)形態(tài)舉例，語言服務(wù)涉及到的工作內(nèi)容包括具體的語種以及各語種的字?jǐn)?shù)信息(在客戶要求使用翻譯記憶庫的情況下，為更準(zhǔn)確地衡量工作量，以提供等價字信息為宜)；此外如桌面排版服務(wù)，涉及的工作內(nèi)容也包括具體的語種及各語種的頁數(shù)信息(由于不同的排版工具導(dǎo)致的生產(chǎn)率差別較大，為更準(zhǔn)確地衡量工作量，往往需要備注出具體的排版工具)；還有其他一些業(yè)務(wù)形態(tài)，可以采用小時數(shù)來計算工作量?？傮w目的在于將準(zhǔn)確的工作總量傳達給項目成員，以便其了解各自工作所占的比重。
· 其他信息：不同的項目有不同的側(cè)重點，項目經(jīng)理可根據(jù)所管理項目的實際情形，相應(yīng)添加一些適合全體項目成員了解的信息。
需要說明的是，項目常規(guī)信息的建立并不是填充一些靜態(tài)的數(shù)據(jù)，其維護工作也同樣重要。隨著項目的推進，必然會產(chǎn)生各方面的數(shù)據(jù)變化，諸如項目成員
的變動、進度與成本的修改、工作內(nèi)容的重新界定等，所有這些涉及項目全局的信息，均應(yīng)在第一時間內(nèi)予以發(fā)布，以便項目組能夠及時了解項目概況，并根據(jù)所承擔(dān)的職責(zé)進行相應(yīng)的自我調(diào)適。
（二）信息集散中心的建立與維護
對于那些有著成熟的項目管理系統(tǒng)的公司，項目層面的信息集散中心自當(dāng)是項目管理系統(tǒng)無疑，一些較為流行的項目管理系統(tǒng)如Microsoft Project Server等
均提供了一定的項目信息集散功能。然而，由于不同的公司往往擁有其獨特的項目特點，通用的項目管理系統(tǒng)往往并不能滿足其要求，由此而派生出了一些其他的信息集散方式。
圖1 翻譯項目管理標(biāo)準(zhǔn)文件夾結(jié)構(gòu)
對于大多數(shù)翻譯公司來說，由于其工作內(nèi)容主要在于電子文件的處理與交換，因此，基于一定的規(guī)則進行文件共享，是許多較小規(guī)模公司通用的信息集散方式。按照這種方式，項目文件按照一定的結(jié)構(gòu)進行放置，比較典型的項目文件夾結(jié)構(gòu)如下所示，一般情況下，MGT文件夾中存放所有與項目管理相關(guān)的文檔，其中：
· Budget中存放所有與項目成本及預(yù)算相關(guān)的文件，包括項目報價、預(yù)算基準(zhǔn)、每周預(yù)算跟蹤、項目每周實際成本統(tǒng)計等等。
· Feedback中存放所有與本項目有關(guān)的來自客戶的反饋。在項目進行過程中，必然會碰到若干問題需要客戶進一步解答或澄清，相應(yīng)的反饋存放于此處，供項目所有相關(guān)成員共同遵循。
· Info中存放與本項目相關(guān)的一些背景資料，如工作范圍、進度信息等，這些資料可能對于實際的項目生產(chǎn)并無直接影響，但往往能夠起到一些參考作用。
· Report中存放本項目的定期報告，通常項目經(jīng)理每周需要將項目的進展向客戶做相應(yīng)的匯報。
當(dāng)然，文件共享的方式并不能解決大型翻譯項目管理的信息集散需求，在許多公司，除了借助項目管理系統(tǒng)之外，項目經(jīng)理通常還會為特定項目建立特定的
信息集散站點，以便在跨地域乃至跨文化的團隊中即時共享相關(guān)信息，這就需要借助一些既有的團隊協(xié)作軟件來達成目標(biāo)。
目前應(yīng)用比較廣泛的包括IBM Lotus Quickr 和Windows SharePoint Services，項目成員以團隊和工作組的形式，在相對獨立的空間內(nèi)共享信息，項目經(jīng)理作為主要管理者，負責(zé)信息的建立及更新。
責(zé)任編輯：admin
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