二、計(jì)劃階段
一旦客戶接受了啟動(dòng)階段所提交的報(bào)價(jià)與提案，項(xiàng)目即順利進(jìn)入計(jì)劃階段。在這一階段，需要進(jìn)行大量細(xì)致的準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目經(jīng)理在這一階段的工作主要包括：
* 創(chuàng)建及維護(hù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)。項(xiàng)目數(shù)據(jù)是其他項(xiàng)目組成員所能夠接觸到的與該項(xiàng)目相關(guān)的所有資料，項(xiàng)目經(jīng)理必須確保將客戶的需求與期望完整地傳達(dá)給項(xiàng)目相關(guān)成員，并在項(xiàng)目進(jìn)行過程中及時(shí)對項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。
* 請求項(xiàng)目分析人員針對項(xiàng)目進(jìn)行“制作前期分析”。
* 為分析人員提供所有必需的文件與信息，以確保分析人員充分理解客戶的需求與期望。
* 就本項(xiàng)目所涉及的流程及項(xiàng)目的目標(biāo)與期望，與客戶進(jìn)行更為細(xì)致的溝通和必要的澄清。
* 跟蹤項(xiàng)目分析人員的工作，確保其分析結(jié)果包括了用以創(chuàng)建報(bào)價(jià)和提案的所有必需信息。
* 和業(yè)務(wù)經(jīng)理一起更新報(bào)價(jià)和提案。
* 創(chuàng)建基準(zhǔn)進(jìn)度表，與具體的項(xiàng)目成員一起商討，并加以最終確定。
* 創(chuàng)建基準(zhǔn)預(yù)算，并保證預(yù)算能夠獲得批準(zhǔn)。
* 確保本項(xiàng)目的毛利能夠達(dá)到公司的政策規(guī)定。
* 如有必要，應(yīng)組織并參加與客戶之間的外部啟動(dòng)會議。
* 如有必要，應(yīng)組織并參加本項(xiàng)目的內(nèi)部啟動(dòng)會議。
圖2 計(jì)劃階段的項(xiàng)目管理流程圖
三、實(shí)施階段
在實(shí)施階段，項(xiàng)目管理工作的任務(wù)在于確保項(xiàng)目能夠順利高效地進(jìn)行。除了要滿足甚至超過客戶對于質(zhì)量及進(jìn)度的需求外，項(xiàng)目管理還要通過對流程進(jìn)行有效管理來控制內(nèi)部成本。項(xiàng)目經(jīng)理在這一階段的工作主要包括：
* 維護(hù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)。項(xiàng)目數(shù)據(jù)是其他項(xiàng)目組成員所能夠接觸到的與該項(xiàng)目相關(guān)的所有資料，項(xiàng)目經(jīng)理必須確保將客戶的需求與期望完整地傳達(dá)給項(xiàng)目相關(guān)成員，并在項(xiàng)目進(jìn)行過程中及時(shí)對項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。
* 規(guī)劃本項(xiàng)目中的資源運(yùn)用，確保所需的資源能夠及時(shí)到位。
* 創(chuàng)建采購單(PurchaseOrder，PO)：對于需要外包的工作，應(yīng)及時(shí)創(chuàng)建PO來保證這部分工作能夠得以有效執(zhí)行。
* 跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。任何時(shí)候，只要出現(xiàn)進(jìn)度拖后或失控的情形，則應(yīng)及時(shí)采取措施加以調(diào)整，使其恢復(fù)到正常狀態(tài)。
* 若進(jìn)度拖后，又無法通過內(nèi)部努力進(jìn)行調(diào)整，則應(yīng)及時(shí)和客戶進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)新的進(jìn)度表。
* 跟蹤項(xiàng)目預(yù)算。任何時(shí)候，只要成本與既定預(yù)算之間出現(xiàn)偏差，則應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施加以調(diào)整，使其回復(fù)到既定預(yù)算范圍之內(nèi)。
* 對于所發(fā)生的成本與既定預(yù)算之間出現(xiàn)偏差的情形，應(yīng)認(rèn)真審核，在必要的情形下還應(yīng)與客戶進(jìn)行溝通，謀求客戶的理解并爭取其追加資金。
* 對于預(yù)算偏差，還應(yīng)與運(yùn)營經(jīng)理進(jìn)行有效溝通。
* 當(dāng)項(xiàng)目范圍發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)創(chuàng)建更新后的基準(zhǔn)預(yù)算。
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