項目經(jīng)理應(yīng)將實際的項目進展盡可能正確地反映到狀態(tài)報告中并定期提交給客戶。有些項目經(jīng)理傾向于報喜不報憂，擔心項目實施過程中出現(xiàn)的問題暴露給客戶會降低來自客戶的信任度，因而每次報告都是事事順遂。這種做法被實踐證明是不可取的。須知項目的成功有賴于雙方的共同努力，項目實施過程中出現(xiàn)問題是正常的，而出現(xiàn)了問題卻不在第一時間知會所有相關(guān)利益方并協(xié)力解決，往往會令事態(tài)往嚴重的方向發(fā)展，最終導(dǎo)致局勢一發(fā)不可收拾。所以，正確反映項目實際進展并與客戶積極協(xié)作，正是提交進展狀態(tài)報告的本來目的。
二、最終產(chǎn)出提交
翻譯項目的最終產(chǎn)出，直觀的理解，就是符合客戶質(zhì)量要求的譯文。理論上來說，文件翻得好，客戶自然就高興，項目也就算大功告成。
從項目管理的角度來說，這只是一個基本要求。在為客戶準備最終產(chǎn)出提交時，項目經(jīng)理應(yīng)明確如下重點：
其一，符合質(zhì)量的產(chǎn)出是良好項目管理的必然結(jié)果。中國人在談到翻譯的時候提出了“信、達、雅”的標準，這往往讓人誤以為好的翻譯是一種難以企及的境界。然而，從項目管理的角度來說，好的翻譯是控制出來的。我們在項目管理各個階段所闡述的有關(guān)翻譯項目的方方面面的管理，都是基于流程的角度為最終符合質(zhì)量的產(chǎn)出所做的各種保障。管理的魅力就在這里。項目經(jīng)理如果確實在各個環(huán)節(jié)都進行了嚴格的管理與控制，則最終產(chǎn)出一定能夠達到預(yù)期的質(zhì)量要求；而如果項目經(jīng)理對最終產(chǎn)出的質(zhì)量表示擔憂，則往往意味著此前的流程控制上或許有一定的紕漏，項目經(jīng)理應(yīng)回顧整個過程，找出根源所在，并嘗試可能的補救措施，特別是應(yīng)在后續(xù)的收尾階段就此詳加檢討，以為日后借鑒。
其二，確保最終產(chǎn)出的提交有序、干凈、完整。所謂有序，是指提交應(yīng)按照客戶要求的方式加以組織，包括文件的命名、文件夾的結(jié)構(gòu)等，避免給客戶帶來任何混淆。所謂干凈，是指提交中不應(yīng)包含任何無用或有害的內(nèi)容，包括一些可能以隱藏方式存在的臨時文件，或者一些隱藏在文件中的病毒等。因此，提交之前采用各種必要的方式進行檢查，以確保提交內(nèi)容的干凈，也是十分重要的。所謂完整，是指提交應(yīng)包含必要的過程文件，以滿足客戶當下或未來的完整需要。舉例來說，假定客戶的發(fā)包文件為PDF格式，且最終提交要求也是PDF，則項目經(jīng)理在準備最終提交時，除了PDF而外，還應(yīng)包括翻譯過程產(chǎn)生的雙語文件，根據(jù)雙語文件創(chuàng)建的TM，創(chuàng)建PDF所基于的排版文件等。這樣，未來客戶有任何更新需求時，都可以直接利用相應(yīng)的過程文件，來最大限度地節(jié)省費用。
其三，最終產(chǎn)出的提交既可能意味著一個項目的永久終結(jié)，也可能意味著一個新的項目的開始。翻譯項目不是一錘子買賣，而與客戶之間的良好關(guān)系最終還是基于優(yōu)質(zhì)的提交而建立起來的。無論業(yè)務(wù)經(jīng)理向客戶作出過怎樣的許諾，客戶最終看重的還是項目經(jīng)理的產(chǎn)出質(zhì)量。而要長久地維系好客戶，項目經(jīng)理就務(wù)必以一種嚴謹?shù)膽B(tài)度來管控項目，并經(jīng)由最終產(chǎn)出提交向客戶證明不負所托。只有如此，新的項目才會源源而至，業(yè)務(wù)也才能不斷壯大。
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