無論客戶方采取多快的頻率更新文件，項目經(jīng)理都必須把握一點，在某一版本的文件未走完既定的流程之前，如果突兀地切換到下一版本，很可能造成無法挽回的后果。
舉例來說，文件a0已經(jīng)完成了翻譯，但只完成了一半編輯，此時客戶發(fā)來了a0的更新版本a1，經(jīng)過文件比較發(fā)現(xiàn)，客戶所作的修改雖然不大，但星羅棋布，很難通過手工的方式摘選出來，項目經(jīng)理面臨著如何將a0的已有翻譯成果有效利用到al中的問題，并且不應(yīng)對現(xiàn)有的生產(chǎn)流程造成困擾。
此種情形下，項目經(jīng)理需要綜合評估進(jìn)度、質(zhì)量及成本等各方面的影響，來決定采取何種解決方案。比如，如果以質(zhì)量為第一要務(wù)，則項目經(jīng)理應(yīng)該首先確保a0文件完成完整的編輯（如果后續(xù)還有其他流程的話，也應(yīng)酌情考慮加以完成)，然后采用Trados XTranslate或者其他精確匹配的方式，將a0中的既有翻譯盡可能地利用到a1文件中。如此，a1中的那些精確匹配的內(nèi)容便可認(rèn)定是值得信賴的譯文，從而跳過生產(chǎn)流程，在一定程度上節(jié)省成本。
無論文件更新如何頻繁，項目經(jīng)理一定要確保采用標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)流程來進(jìn)行處理，否則便有可能導(dǎo)致未經(jīng)審核過的譯文與已經(jīng)審核過的譯文互相混雜的情形，最終導(dǎo)致質(zhì)量失控。因此，如果可能，在涉及項目范圍變更時，項目經(jīng)理應(yīng)努力爭取客戶的理解與支持，以確保既有的生產(chǎn)流程不會受到影響和沖擊。
綜合來說，項目跟蹤管理是項目經(jīng)理展示其項目管理能力的最佳時段。它需要項目經(jīng)理具備敏銳的觸覺，能夠洞悉問題的根源，并及時采取措施予以糾正。這也是為什么說項目管理永遠(yuǎn)都是一個不斷溝通、協(xié)調(diào)的過程的原因，也正是項目管理的魅力所在。
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